En la etapa de planificación de proyectos, una de las métricas a definir es la duración total de la iniciativa a desarrollar, o como se denomina en algunas literaturas, establecer el ciclo de vida del proyecto. Frecuentemente, las partes interesadas se fijan en un hito importante, el es cuestionado en todas y cada una de las etapas del proyecto, y como profesionales, debemos saber responder con seguridad y certeza. La pregunta es: ¿Cuándo termina el proyecto?. Esta pregunta se formula con fecuencia, debido a que todos los interesados que deciden o piensan iniciar un proyecto, desean saber con la mayor precisión posible, cuando se tendrá el benficio del servicio o se tendrá disponible para su uso el bien prometido.
Evidentemente el nivel de incertidumbre sobre los tiempos y fechas del cumplimiento de las actividades, a nivel de planeación, dependerá del nivel de madurez y avance del proyecto. Es decir, un proyecto a nivel de idea, va a tener una incertidumbre mucho más alta, que un proyecto que esté a un nivel de desarrollo de ingeniería básica.
Independientemente cuál sea el nivel de incertidumbre y el nivel de madurez, debemos garantizar que la planeación de las actividades y el cronograma del proyecto, nos brinde una información confiable.
Una de las estructuras más utilizadas para mostrar las actividades de manera organizada, secuenciada y se pueden observar las duraciones totales con fechas claves de los proyectos, es la del diagrama de GANTT. A continuación un ejemplo de ella. (En un próximo post hablaremos en detalle sobre ésta estructura).
Para la elaboración de diagramas de GANTT estructurados y confiables, una de las herramientas más versátiles, práctica y muy utilizada en el ámbito de los proyectos es Microsoft Project. A la hora de hacer uso del aplicativo, es importante conocer su estructura, elementos de configuración, opciones y demás propiedades con las que se pueden construir los cronogramas en diagramas de GANTT. Dependiendo de la estructuración y el uso adecuado de sus propiedades, será el resultado del plan del proyecto y su nivel de confianza.
En mi experiencia, he sido testigo de algunos cronogramas de proyectos, que al momento de ser analizados o utilizados para una presentación de la línea de tiempo del proyecto, han sucedido desviaciones tales como:
- Al incrementar el tiempo de una tarea crítica, no cambia la fecha de fin del proyecto.
- No hay manejos de adelantos o atrasos en el Gantt de seguimiento o en la línea base lo que no brinda una lógica en el secuenciamiento de tareas o se encuentran tareas en paralelo sin sentido.
- No existen hitos ni tareas resumen dentro del cronograma.
- No hay línea base registrada.
- En el seguimiento todas las actividades se registran según el plan. No existe ninguna variación durante la ejecución del proyecto en la realidad. ¿Casualidad, perfección en la ejecución o no se está llevando un Gantt de seguimiento real?
Puedo deducir que son desviaciones comunes, generadas por errores básicos por desconocimiento de la herramienta, o descuidos no intencionales, pero que al final pueden ser evitadas, mediante una buena revisión del Gantt, antes de emitir la versión final a compartir o presentar. Para prevenir algunas de éstas situaciones, a continuación comparto algunos puntos importantes a considerar a la hora de realizar cualquier cronograma de proyectos en Microsoft Project:
- Establece el calendario de trabajo y horario: Definir siempre el calendario de trabajo para el proyecto. Incluir los días festivos y no laborales, también los horarios de la jornada de trabajo, como hora de entrada, hora de salida y jornada de descanso. Estos datos son de gran importancia, ya que con este detalle, podemos generar mayor precisión de las fechas de inicio y fin de las actividades.
- Registra todas las tareas en el plan: A medida de lo posible (Según la madurez del proyecto) registra todas las tareas o actividades a desarrollar en el proyecto. Usa el esquema de la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) para listar e identificar todas las tareas. Emite un cronograma base definitivo en la etapa de planeación, antes de pasar a la implementación. Las tareas adicionales que resulten en el proyecto, lo mejor es que sean el resultado de cambios, modificaciones de alcance o requerimientos, durante la implementación.
- Establece los hitos INICIO y FIN, siempre!!: Todos los cronogramas deben estar acompañados con los hitos INICIO y FIN. Éstos dos hitos marcan las fechas, más importantes para los interesados. Es importante saber cuándo empieza y cuando termina. Esto también facilita saber, como se mueven estos dos hechos, al realizar cualquier modificación, ya sea, en la línea base o en el Gantt de seguimiento durante la etapa de implementación.
- Conecta todas las tareas: La configuración por excelencia de un cronograma es mantener conectadas todas las tareas. Tomarse el tiempo para revisar tarea por tarea y verificar que cada una de éstas tengas actividades predecesoras y sucesoras, así como también el tipo de relación (final comienzo) y como los adelantos y atrasos establecidos, será de gran ayuda para la estructura del cronograma. Con esto se garantiza que cualquier modificación que se realice a los tiempos de las actividades, se va a reflejar correctamente en el hito FIN del proyecto.
- Registra la línea base: Antes de iniciar la implementación y hacer seguimiento en vivo del proyecto, deja el registro de la línea base o el plan de ejecución establecido por el equipo del proyecto. Este registro servirá como referencia del cómo se estableció el plan y permitirá entender las variaciones con la ejecución real del proyecto a futuro.
- Identifica la ruta crítica del proyecto: Identifica cuáles son esas tareas que no pueden sufrir modificaciones en su duración, porque si esto ocurre, modificará la fecha de entrega definitiva del proyecto. Monitorear y controlar muy de cerca estas tareas es esencial. Crear planes de contingencia ante la materialización de eventos no deseados (Análisis de riesgos en proyectos) ayuda a controlar aquellos hechos que amenacen la entrega del proyecto.
- Realiza un seguimiento ordenado, real y disciplinado: El seguimiento es clave para entender cómo va el proyecto y predecir las alteraciones en las fechas. Establecer frecuencia con fechas claras de cuando se realizará actualizaciones al cronograma con todos los involucrados, registrar los avances reales de cada actividad, dejar evidencias (fotografías) y narrativa de los eventos, contribuyen a mantener un Cronograma ordenado y bien actualizado. Mantener la disciplina es crucial. Destina los recursos necesarios según sea la magnitud del proyecto para la ejecución de esta tarea.
Si quieres saber cómo lograr o desarrollar cada uno de éstos puntos en Microsoft Project de manera práctica, con ejercicios, casos reales y ver lecciones aprendidas, realiza el curso con nosotros. Contamos con programas de capacitación y entrenamiento en la herramienta que fortalecerán tus habilidades de planeación, programación y seguimiento en los proyectos. Tambíén tenemos servicios complementarios tales como:
- Auditoría a cronogramas de proyectos.
- Evaluación de conocimientos de la herramienta MS Project.
- Soporte en el proceso de planeación, programación y creación de cronogramas de trabajos para proyectos.
- Entrenamiento, capacitación y acompañamiento en el puesto de trabajo para las personas que realicen las funciones de planeador o utilicen la herramienta MS Project en su puesto de trabajo.
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