En el mundo de la gestión y el gerenciamiento de los proyectos, existen infinidad de posibilidades, a la hora de hablar de Plantillas y formatos que sirven como herramienta para el registro de información, durante la vida de un proyecto, tales como: Acta de constitución de proyecto, registro de interesados, registro de riesgos, actas de transferencia de activos, registro de Stakeholders, etc. Si hablamos de las metodologías basadas en los fundamentos y buenas prácticas del PMI (Project Management Institute), para cada proceso de cada área del conocimiento, existen por lo menos un formato o una plantilla que puede ser utilizada, como guía o herramienta, para el desarrollo o registro de datos en el proceso específico.
No obstante, el uso de este tipo de elementos durante el desarrollo de un proyecto, suele en ocasiones convertirse en obstáculo o una dificultad. Esto ocurre principalmente en el momento en el que alguno de los miembros del proyecto o inclusive, en ocasiones, hasta el líder del proyecto, empiezan a hacer uso de los mismos.
En principio, el registro de actividades, tareas y hechos, es una tarea fundamental e importante, que debe ser desarrollada en el ámbito de los proyectos y para ello, se usan herramientas como plantillas y formatos, los cuales pueden ser digitales o en medios físicos. La pregunta que surge es: ¿Como logramos que el uso de un formato o documento, sea una herramienta que ayude en el proceso de gestión y no sea una molestia durante el desarrollo de los proyectos?
El uso efectivo de plantillas, formatos y registros en la gestión de proyectos, dependerá netamente de la forma en cómo el líder del proyecto, encargado o responsable de tal actividad (PMO, área de control de la documentación, gestor de calidad, etc.) realice una correcta implementación, uso y documentación de tales registros. A continuación les comparto algunas ideas y elementos prácticos para hacer de éstas herramientas, elementos funcionales y amigables en los proyectos:
Recomendaciones para el manejo de plantillas y formatos
- Controla la cantidad de formatos. No se trata de crear formato por cada cosa que se hace en el proyecto, para tener todo y cada hecho documentado. Esto puede generar registro de información en exceso, lo que en muchas ocasiones se vuelve inútil y esclavizante para los miembros del equipo del proyecto. Lo recomendable es documentar lo clave y necesario. Para esto es importante identificar, en el proceso o metodología de gestión implementada en tu organización, cuáles son aquellas actividades que si requieren un registro específico.
- Establece el propósito de cada formato. Cada formato o registro debe tener un propósito, debe ser claramente identificado y debe ser divulgado a todas las personas que hacen parte del proyecto, incluyendo, de ser necesario a todos los interesados. Es importante que todos los involucrados entiendan el por qué y los beneficios que trae, el hacer uso de cada formato.
- Hazlo parte de la política de gestión de proyectos. Al implementar formatos y plantillas en la gestión de proyectos, es indispensable que lo hagas parte de tu política o reglas del juego en la gestión de proyectos. Esto le otorgará más importancia del uso de los mismos. Un ejemplo de esto puede ser lo siguiente: Inciso en la política de proyectos: Todo proyecto en su etapa de planificación y diseño, debe tener un cronograma con línea base, de acuerdo al estándar establecido en la plantilla de trabajo nro. XYZ-123 de la herramienta MS Project.
- Muestra el beneficio del uso. No es bueno quedarse en que se debe usar y listo. Una vez que los formatos sean utilizados y queden los registros documentados, es importante mostrar o socializar los beneficios obtenidos por haber hecho uso de los mismos, al equipo del proyecto. También mostrar las buenas prácticas en el registro de la información es fundamental, ya que sirve como elemento para contribuir al uso correcto de los formatos. Un ejemplo efectivo, para mostrar al equipo de trabajo, el beneficio de éstos registros, es cuando llevamos un formato de registro de control de cambios de manera ordenada y se utiliza la base de datos para aclarar dudas en las reuniones de seguimiento.
- Crea la disciplina. Como líder o responsable del uso de los formatos, es indispensable crear la disciplina en los equipos de proyecto. Una de las estrategias funcionales es liderar con el ejemplo. Como líder del proyecto, promover y hacer el uso de las herramientas, es parte esencial del proceso de adaptación. Motivar al equipo de trabajo en las tareas diarias en la gestión de proyectos es parte de las funciones del líder.
- Revisa y ajusta. No siempre los formatos quedan bien a la primera vez. Es recomendable, luego de implementar, hacer uso del mismo. En la práctica se pueden identificar oportunidades de mejora y éstas pueden venir, tanto del cliente como de los líderes y miembros del proyecto. Mantener siempre la mente abierta para recibir retroalimentación sobre la experiencia de uso, es fundamental para realizar cambios y actualizaciones, que contribuyan al uso efectivo de éstas herramientas.
- Construye una base de datos. No basta en entender y saber hacer uso del formato para dejar el registro. También es importante tener una base de registros de forma organizada. Esta puede ser digital o física. La tendencia actual es manejar toda la documentación de forma digital. Existen diversas herramientas para control documental en los proyectos tales como: Smartsheet, Docuware, Projectwise, Odoo, Click Up, entre otros. Lo importante de la base de datos es que puedas acceder de manera fácil y ordenada a todos y cada uno de los registros.
- Entender la organización. Es muy importante saber cómo opera la organización y que es prioridad en su estrategia de negocio. Esto son factores que influyen en la forma de implementar proyectos. Por tanto, debe ir conectado en cómo se establecen los formatos en los procesos de gestión de los proyectos.
Conclusión
Finalmente, el uso eficiente y efectivo de plantillas, formatos para dejar registros claves en los proyectos, es una tarea que dependerá de los líderes en las organizaciones y responsables de los proyectos, donde impacta mucho, el qué, el cómo y por qué se hace la tarea. Crear la cultura y la disciplina son factores fundamentales del éxito en la implementación. También es importante resaltar que todo este proceso se mantenga soportado, con una buena metodología de gestión y políticas claras, que se encuentren alineadas con la estrategia de la organización.
